Ajan hallinta Ruuhkavuodet

Miten saada enemmän aikaan?

Miten saada enemmän aikaan? Miten saada asiat tehtyä, eikä jättää niitä puolitiehen? Monet meistä on hyviä suunnittelemaan jotain tapahtuvaksi tulevaisuudessa, mutta miten saada asioita valmiiksi saakka? Tässä postauksessa jaan projektimaailmasta tutun vinkin, jota voit toteuttaa, suunnittelitpa lomamatkalle pakkaamista, yritystoiminnan kehittämistä tai omakotitalon rakentamista.

Kun lähtee toteuttamaan suurempaa projektia, voi se kaatua ajateltuun työmäärään jo ennen alkamistaan. Joskus tuntuu, että projektin suuruus on sitä luokkaa, että on vaikea edes aloittaa.

Alunperin projektinhallintaan suunniteltu Kanban -menetelmä toimii erittäin hyvin suurten kokonaisuuksien hallinnassa, huolella tehtynä kaikki palaset valmistuvat oikea-aikaisesti eikä mitään unohdu.

Miten saada enemmän aikaan somejako

Miten saada enemmän aikaan: Pilko, toteuta, motivoi

Olipa projektisi mikä ja minkä kokoinen tahansa, sen tekeminen kannattaa aloittaa suunnitelman tekemisellä. Ota siis nyt kupponen kahvia, ruutupaperia, nippu post it -lappuja tai excel -taulukko esiin. Jos käytät tietokonetta, varo ettet innostuessasi kaada kahvia tietokoneen päälle – muille menetelmille se ei ole niin vaarallista. Älä hätäile tämän vaiheen kanssa, vaikka tiedän, että palat halusta päästä toteutusvaiheeseen.

Tehtävät: Ruutupaperille tai exceliin voit pilkkoa kokonaisuuden pienemmiksi tehtäviksi. Jos tehtävät ovat monivaiheisia, merkitse nämä jokainen vaihe erikseen: joko samanvärisille post it -lapuille, alekkain ruutupaperiin tai omalla värikoodilla exceliin.

Toteutus: Kun alat tekemään jotain tehtävää, siirrä se ’toteutus’ -sarakkeeseen. Ensimmäisenä aloita niistä tehtävistä, jotka tulee tehdä ennen jotakin toista tehtävää tai jotka ovat riippuvaisia muiden tekemisistä. Näin varmistat, ettei kokonaisuus jää kiinni muiden tai jonkin sinun vastuulla olevan tehtävän valmistumista odotellessa. Arvioi jokaiselle tehtävälle sen vaatima tai sille mahdollistettu aika, jotta pysyt kokonaisuuden aikataulussa. Nyt saat innostua ja alkaa vauhdilla toteuttaa suunnitelmasi vaiheita.

Motivoi: Kun saat tehtävän tehtyä, siirrä se ’valmis’ -sarakkeeseen. Näin palkitset itseäsi kun näet tehdyt tehtävät. Liian usein jätämme tämän vaiheeb huomioimatta ja suuren kokonaisuuden toteutuksessa helposti lannistuu, kun ei hoksaa, miten paljon on jo tehnyt. Kun huomaat että olet tehnyt jo monta – lähes puolet – yli puolet tehtävistä, palkitset ja kannustat itseäsi kokonaisuuden toteuttamisessa.

Miten saada enemmän aikaan? Aloita se nyt, eikä myöhemmin. Suunnittelun avulla toteutat suuriakin kokonaisuuksia lähes huomaamattasi. Jos kaipaat hahmotteluun apua, voit napata Kanban -pohjan sen avuksi täältä Muistathan myös palkita saavutuksesi, kun olet siirtänyt kaikki tehtävät -sarakkeesta valmis -sarakkeeseen!

Vastaa